Uma jornada de gerenciamento de mudanças empresariais

Há vários anos, o novo chanceler da Universidade da Califórnia, em San Diego, iniciou um Plano Estratégico que resultaria em mudanças significativas em todas as partes do campus, incluindo novos processos, novos sistemas e mais colaboração entre as disciplinas. O plano afetaria todos os 12.000 membros da equipe administrativa e do corpo docente, e era composto por centenas de pequenas mudanças que, juntas, transformariam cada parte da universidade.

Com um conjunto tão grande e complicado de mudanças à sua frente, a liderança reconheceu a fraqueza do campus no gerenciamento de mudanças. O gerenciamento eficaz de mudanças em toda a organização seria uma parte essencial do sucesso do Plano.

Parceria com a Prosci

Embora a liderança da universidade soubesse que precisava de uma metodologia de gerenciamento de mudanças, foi difícil encontrar a metodologia certa. A metodologia precisava ser dimensionada para dar suporte a dezenas de milhares de membros da equipe, além de trabalhar com uma variedade de projetos diferentes, desde implementações de sistemas até transformações culturais. Além disso, a metodologia precisava funcionar em diferentes ambientes organizacionais, pois uma mudança teria diferentes tipos de partes interessadas no lado acadêmico e no lado administrativo da organização.

Por fim, ela precisava ser fácil de ensinar e aprender; a equipe de treinamento e desenvolvimento de pessoal que implantaria a metodologia não seria a mesma que a aplicaria aos projetos. Os usuários finais eram os líderes, gerentes e funcionários da linha de frente que estavam implementando simultaneamente centenas de mudanças diferentes para apoiar o novo Plano Estratégico.

Depois de experimentar e descartar uma metodologia diferente de gerenciamento de mudanças, a UC San Diego procurou a Prosci. Com um excesso de pesquisas sobre gerenciamento de mudanças e uma metodologia prática, a Prosci tinha a estrutura para apoiar a estrutura complexa e o Plano Estratégico transformador da universidade. Os programas de treinamento baseados em funções da Prosci foram igualmente eficazes, seja trabalhando com executivos e assistentes administrativos ou com professores titulares e alunos de pós-graduação. Os modelos simples de gerenciamento de mudanças da Prosci são facilmente dimensionados para se adequarem a uma transformação cultural em todo o campus ou a uma atualização do sistema de um único departamento.

Por fim, a flexibilidade da Prosci em personalizar seus programas de treinamento baseados em funções para acomodar as grandes sessões de treinamento no estilo fórum que a UC San Diego exigia fez da Prosci a parceira ideal para o gerenciamento de mudanças.

Com base nas melhores práticas de gerenciamento de mudanças e no Modelo ^ADKAR® da Prosci, a equipe de Educação e Desenvolvimento de Pessoal concentrou o início do trabalho na conscientização e no interesse pela nova iniciativa de gerenciamento de mudanças. Eles facilitaram várias sessões de treinamento em grandes fóruns em todo o campus e as atividades de acompanhamento mantiveram o ímpeto crescente para que o gerenciamento de mudanças fosse integrado às conversas e ao trabalho diário.

Sessões de treinamento em grandes grupos

Para facilitar os treinamentos em grandes grupos necessários para informar rapidamente a equipe sobre a nova metodologia de gerenciamento de mudanças, a equipe de Educação e Desenvolvimento de Pessoal participou do Programa de Treinamento de Instrutores da Prosci. Em seguida, a equipe trabalhou com a Prosci para personalizar os treinamentos baseados em funções da Prosci para se adequar a um ambiente de treinamento de grandes grupos. Eles iniciaram o treinamento com a liderança executiva e o fizeram em cascata para gerentes e funcionários não-supervisores.

A primeira sessão foi uma breve reunião com 50 líderes seniores e acadêmicos que precisariam atuar como patrocinadores da mudança. Um instrutor executivo da Prosci com experiência em ensino superior fez uma apresentação conjunta com a equipe da UC San Diego e forneceu exemplos concretos de como a Metodologia Prosci foi usada com sucesso no ensino superior.

Nos meses seguintes, a equipe de Educação e Desenvolvimento de Funcionários continuaria a implementar treinamentos mais aprofundados para todas as funções da organização. Isso incluiu outro fórum voltado para executivos, duas sessões de um dia inteiro para gerentes e supervisores e duas sessões de meio dia para equipes profissionais e administrativas. Esses treinamentos tiveram de 30 a mais de 100 participantes.

Prêmio de desenvolvimento de talentos

Os Dias de Aprendizado e Desenvolvimento, conhecidos no campus como Fórum Executivo, Avanço de Liderança e Programa de Desenvolvimento de Equipe, foram muito eficazes. Dos mais de 500 membros da equipe que participaram dos eventos, mais de 90% relataram que os treinamentos forneceram ferramentas e conhecimentos que poderiam ser aplicados no trabalho, e mais de 50% relataram que usariam as informações e ferramentas imediatamente.

Os Dias de Aprendizado e Desenvolvimento usados para desenvolver as competências de gerenciamento de mudanças foram tão bem-sucedidos que a UC San Diego ganhou um prêmio pela Associação de Desenvolvimento de Talentos. Embora os números da pesquisa listados acima demonstrem a eficácia da iniciativa, o que fez com que a UC San Diego ganhasse o prêmio foi a capacidade da equipe de Educação e Desenvolvimento de Funcionários de criar resultados de alto impacto em uma escala tão grande. Os Dias de Aprendizado e Desenvolvimento atingiram todas as partes do campus e todos os níveis de funcionários. Essa abordagem de aprendizado organizacional sobre gerenciamento de mudanças não tinha precedentes no ensino superior.

Treinamento e coaching em gerenciamento de mudanças

A equipe de Educação e Desenvolvimento de Funcionários capitalizou o sucesso dos Dias de Aprendizado e Desenvolvimento distribuindo um folheto que detalhava seus serviços de gerenciamento de mudanças e opções de treinamento. Quando os membros da equipe chegaram ao ponto em que precisavam de consultoria, treinamento ou coaching em gestão de mudanças, eles sabiam quais recursos estavam disponíveis e puderam recebê-los em tempo hábil. Esse impulso para a conscientização e a autosseleção capacitou a equipe e ajudou a alinhar o momento do treinamento e da orientação com o momento em que eles eram mais eficazes.

A equipe de Educação e Desenvolvimento de Pessoal ofereceu regularmente os seguintes treinamentos da Prosci a equipes e indivíduos:

• Programa para Profissionais de Gerenciamento de Mudanças
• Briefing do Patrocinador de Gerenciamento de Mudanças
• Liderando sua equipe através da mudança
• Assumindo o controle da mudança
• Workshop de entrega de resultados de projetos

A equipe também forneceu avaliações, planilhas e modelos da Prosci para ajudar as equipes a avaliar e planejar seu trabalho de gerenciamento de mudanças. A equipe oferecia regularmente serviços de consultoria e treinamento em gerenciamento de mudanças para aqueles que precisavam.

Realização de webinars sobre gerenciamento de mudanças

Para aumentar o aprendizado fora dos treinamentos baseados em funções, a equipe organizou sessões de webinar da Prosci, nas quais reunia grupos de 25 a 30 pessoas e assistia a um webinar ao vivo ou gravado da Prosci sobre um tópico urgente de gerenciamento de mudanças. Depois de cada webinar, a equipe facilitava uma discussão sobre o tópico. Isso foi particularmente útil ao orientar os membros da equipe sobre como gerenciar a resistência, envolver os patrocinadores da mudança e assumir outras responsabilidades importantes de gerenciamento de mudanças.

Todos os mais de 500 participantes dos Dias de Aprendizado e Desenvolvimento também foram convidados a participar de um grupo fechado no LinkedIn para promover conversas e apoio ao trabalho de gerenciamento de mudanças que estava sendo realizado na organização. Isso proporcionou aos participantes um fórum para discutir como eles estavam implementando o gerenciamento de mudanças em suas iniciativas, bem como um lugar para aprender mais e pedir sugestões e conselhos.

Essas atividades de reforço permitiram que o gerenciamento de mudanças se tornasse um hábito diário em todo o campus. Quando as equipes estavam prontas para começar a implementar o gerenciamento de mudanças nas mudanças exigidas pelo Plano Estratégico do Chanceler, elas já sabiam como obter o conhecimento e as ferramentas necessárias para serem bem-sucedidas.

Resultados

Com o incentivo do Chanceler e com o aprendizado adicional por meio dos Dias de Aprendizado e Desenvolvimento, os executivos e líderes seniores do campus rapidamente captaram a visão do gerenciamento de mudanças e o integraram ao trabalho diário e às expectativas de suas equipes. Não demorou muito para que os líderes vissem o ímpeto do gerenciamento de mudanças se espalhar de projetos individuais para outros campi da Universidade da Califórnia e, por fim, para organizações de ensino superior em todos os EUA.

Integração no trabalho diário

Atualmente, espera-se que os executivos conduzam e liderem as mudanças em suas organizações, que os gerentes orientem seus funcionários durante as mudanças e que os gerentes de projeto apliquem boas práticas de gerenciamento de mudanças em seus projetos. Como resultado, o gerenciamento de mudanças tornou-se uma parte regular da conversa no campus, com executivos e equipes de projeto fazendo perguntas relacionadas a pessoas e incluindo métricas e objetivos de gerenciamento de mudanças em seus planos.

Os gerentes, em particular, se beneficiaram com a implementação do gerenciamento de mudanças em seu trabalho diário. O feedback positivo dos gerentes indicou que agora eles sentem que têm um plano para usar ao implementar mudanças com seus funcionários e um lugar para ir se estiverem com dificuldades para implementar uma mudança necessária.

Sucessos do primeiro projeto

A equipe de treinamento e desenvolvimento de pessoal treinou 16 funcionários como praticantes de gerenciamento de mudanças, e os projetos começaram a incluir o gerenciamento de mudanças. Um dos primeiros projetos a aplicar com sucesso a Metodologia Prosci após os Dias de Aprendizado e Desenvolvimento foi um projeto de unificação de Tecnologias da Informação (TI).

Usando oModelo Prosci ADKAR como estrutura, o gerente de mudanças da unificação de TI pesquisou os funcionários afetados e descobriu que a conscientização sobre a necessidade da mudança era baixa, assim como o desejo de participar da mudança. Depois que a equipe de gerenciamento de mudanças abordou esses pontos de barreira por meio de comunicação, patrocínio e treinamento, uma segunda rodada de pesquisas mostrou que a Consciência e o Desejo de participar da mudança eram mais altos e que os funcionários estavam fazendo as perguntas certas para começar a construir os elementos restantes do Modelo ADKAR: Conhecimento, Habilidade e Reforço.

Iniciando uma comunidade nacional para o gerenciamento de mudanças no ensino superior

Embora outros campi do sistema da Universidade da Califórnia tenham usado partes de uma metodologia de gerenciamento de mudanças, a Universidade da Califórnia em San Diego foi a primeira a escolher uma única metodologia de gerenciamento de mudanças e a colocar uma iniciativa formal por trás dela. O sucesso obtido pela UC San Diego foi um catalisador que permitiu que outros campi também adotassem e incorporassem uma metodologia de gerenciamento de mudanças.

Parte desse movimento para outros campi gerou uma comunidade nacional de líderes de gerenciamento de mudanças no ensino superior. A Network for Change and Continuous Innovation (NCCI) sancionou oficialmente o grupo Change Management in Higher Education como uma comunidade de prática e estabeleceu a UC San Diego como membro fundador. Atualmente, esse grupo se reúne todos os meses com seus mais de 50 membros universitários para tratar de tópicos e desafios urgentes de gerenciamento de mudanças.

Olhando para o futuro

A jornada de gerenciamento de mudanças corporativas da UC San Diego ainda é recente; no entanto, o campus já obteve sucessos significativos ao incorporar a linguagem do gerenciamento de mudanças em seus departamentos. Os primeiros projetos a utilizar práticas de gerenciamento de mudanças ainda estão em seus estágios iniciais. À medida que mais projetos forem lançados com um plano integrado de gerenciamento de mudanças, podemos esperar ver mais histórias de sucesso do poder transformador do gerenciamento de mudanças no campus, no sistema da Universidade da Califórnia e no campo do ensino superior.