Criando capacidades de mudança para desenvolver a prontidão para a mudança

Uma das maiores empresas municipais de serviços públicos do país fornece serviços de eletricidade e gás natural a mais de um milhão de clientes. Com foco em iniciativas como energia renovável e eficiência operacional, a empresa enfrenta mudanças constantes.

No entanto, anteriormente, a empresa tinha apenas alguns recursos para gerenciar as mudanças e nenhuma estrutura formal de gerenciamento de mudanças, o que resultava em uma incapacidade de causar impacto suficiente nos resultados das mudanças. Muitos projetos complexos no horizonte, incluindo vários projetos de transformação digital, intensificaram o risco de não gerenciar as mudanças de forma eficaz. A empresa chegou a um ponto de inflexão quando um enorme projeto de transformação de ERP de vários anos começou a ganhar impulso.

O sistema ERP legado tinha mais de duas décadas. Ele possibilitava as atividades cotidianas em toda a empresa - como gerenciamento de contas de clientes, atendimento ao cliente, recursos humanos, finanças, compras, cadeia de suprimentos e logística, gerenciamento de ativos e muito mais - e todos na empresa experimentavam suas dolorosas limitações. Sistemas distintos e dados fragmentados afetavam a experiência do funcionário e do cliente. E com a projeção de descontinuidade do sistema legado em alguns anos, a transição para um novo sistema ERP era uma necessidade. No entanto,

O custo estimado para esse projeto de ERP em larga escala, com duração de cinco anos, é de mais de US$ 200 milhões.

Além do risco inerente a um investimento tão grande, qualquer falha na implementação ou interrupção das operações comerciais poderia ter sérias implicações para funcionários, clientes e para a reputação da empresa. Essa despesa também contribuiu para o aumento da tarifa dos clientes de serviços públicos. Com tanto em jogo, a liderança decidiu que era hora de criar um Escritório de Gerenciamento de Mudanças (CMO) dedicado e um modelo formal e estruturado para gerenciar mudanças.

Criação de um escritório de gerenciamento de mudanças

A empresa de serviços públicos havia desenvolvido um relacionamento com a Prosci nos últimos anos. Os instrutores executivos da Prosci facilitaram vários programas de treinamento e briefings no local, e a empresa obteve uma licença da Prosci para apoiar de forma econômica seus esforços de gerenciamento de mudanças.

Com a confiança na Prosci, a empresa optou por contratar os Serviços de Consultoria da Prosci para ajudar a criar um CMO e desenvolver um roteiro para desenvolver a capacidade de mudança da empresa. A oferta de Gerenciamento de Mudanças Empresariais da Prosci Advisory Services - uma solução flexível e personalizada para incorporar o gerenciamento de mudanças à estrutura da organização - atendia às suas necessidades.

O modelo operacional do CMO

Diversos consultores da Prosci fizeram parceria com a pequena equipe de gerenciamento de mudanças e com a liderança da empresa, tanto no local quanto virtualmente, para desenvolver uma estratégia e um plano para o CMO. O CMO faz parte do departamento de TI, o que é especialmente importante com os projetos de tecnologia em andamento. A Prosci Advisors projetou o modelo operacional do CMO com base nos critérios e no escopo da empresa, tendo como objetivo principal o aumento do sucesso do projeto.

O CMO personalizado tem quatro ofertas de serviços principais:

• Suporte e execução de projetos
• Capacidades e maturidade do gerenciamento de mudanças
• Trabalho padrão de gerenciamento de mudanças
• Gerenciamento do portfólio de mudanças

O CMO oferece seus serviços em três níveis dentro da organização. Exemplos de serviços nesses níveis incluem:

• Portfólio - Conduzir uma Auditoria do Modelo de Maturidade do Gerenciamento de Mudanças
• Projeto - Coletar e compartilhar dados de desempenho
• Pessoal/Praticante - Desenvolver a Capacidade de Treinamento em Gerenciamento de Mudanças

Coaching e treinamento

A Prosci Advisors também forneceu coaching e orientação especializados em gerenciamento de mudanças. O coaching individual para profissionais de mudança ajudou esses indivíduos a agregar mais valor às suas funções e aos projetos que apoiavam. A orientação para gerentes de projeto, patrocinadores, membros da equipe de melhoria contínua e outros ajudou cada um deles a entender melhor o gerenciamento de mudanças e a melhor forma de fazer parceria com o CMO para apoiar iniciativas de mudança. Além disso, a Prosci ministrou vários programas e workshops no local, ampliando ainda mais as capacidades de mudança.

A licença Prosci ECM da empresa permite que ela forneça módulos Prosci eLearning on-line, a qualquer momento, para públicos-alvo em toda a organização. Módulos como Introdução ao Gerenciamento de Mudanças e Introdução ao ^ADKAR® ajudam a estabelecer uma linguagem comum para a mudança e a compreensão do gerenciamento de mudanças. Esses módulos fazem parte do processo de integração de funcionários e também são treinamentos obrigatórios em outras áreas da organização.

Integração do CMO e do EPMO

Ao mesmo tempo em que essa empresa de serviços públicos estava criando seu CMO, ela decidiu criar um Escritório de Gerenciamento de Projetos Empresariais (EPMO). Ambas as organizações compreenderam a importância de integrar suas duas funções, e a Prosci Advisors tinha a experiência necessária para ajudá-las a realizar isso.

Essa abordagem integrada inclui um processo centralizado para a entrada de projetos e, em seguida, com base na avaliação do impacto da mudança, a priorização do projeto seguida pela alocação de recursos de gerenciamento de projetos e de gerenciamento de mudanças. A integração permite que o CMO se envolva nos projetos desde o início, o que é fundamental para alcançar os resultados desejados. Além disso, vários gerentes de projeto recentemente se tornaram Prosci Certified Change Practitioners, aumentando a força da operação de gerenciamento de mudanças e a integração das duas equipes.

Operações orientadas por dados

A CMO fez uma parceria com a Prosci Advisors para projetar, desenvolver e implementar uma série de painéis de controle do portfólio de mudanças para acompanhar as informações relacionadas ao sucesso do projeto, aos esforços de treinamento e aos padrões de qualidade da CMO.

A Prosci Advisors também ajudou a empresa a utilizar o ^Microsoft® Power ^BI® como ferramenta de visualização, dando ao CMO um novo recurso para capturar insights de dados e entender como otimizar o valor do gerenciamento de mudanças no futuro.

Resultados

Ajudando projetos de alto risco a serem bem-sucedidos

Com o apoio dedicado e aprofundado da Prosci Advisors, em menos de seis meses a função de gerenciamento de mudanças da empresa passou de poucos profissionais para um CMO estruturado, estratégico e centralizado, com uma equipe de 12 pessoas com funções claramente definidas, prontas para assumir até mesmo os projetos mais complexos.

O CMO agora está ativamente envolvido em muitos projetos, como um projeto de migração para a nuvem, no qual eles estão transferindo aplicativos de toda a empresa de servidores locais para a nuvem. De fato, com a crescente confiança no CMO, até mesmo os líderes fora da área de TI têm procurado o CMO para pedir apoio em algumas de suas maiores iniciativas, o que é uma mudança cultural significativa.

É importante ressaltar que, com o CMO em vigor, a organização está agora muito mais bem equipada para obter os retornos desejados em seu enorme investimento em projetos de ERP. Um modelo operacional robusto de gerenciamento de mudanças, um alinhamento estreito entre o CMO e o EPMO e o aumento dos recursos de gerenciamento de mudanças ajudarão a reduzir os riscos e serão fundamentais para o sucesso do projeto de cinco anos.

Olhando para o futuro

O ímpeto continua para o CMO e para a organização como um todo no desenvolvimento de recursos de mudança. A empresa agora tem cinco Prosci Train-the-Trainers ativos, cujas credenciais lhes permitem oferecer internamente vários programas da Prosci baseados em funções, como o Change Management Practitioner Program, o Leading Your Team Through Change e o Delivering Project Results Workshop.

Essa estratégia econômica dá à empresa a flexibilidade de escalonar sua oferta de programas de gerenciamento de mudanças e acelerar sua abordagem de capacitação.

O CMO realizará auditorias anuais do Modelo de Maturidade do Gerenciamento de Mudanças da Prosci - um método para a equipe medir o nível atual de maturidade do gerenciamento de mudanças da organização e identificar as etapas para avançar a capacidade. De modo geral, com um CMO formal apoiado por uma metodologia padronizada de gerenciamento de mudanças, a empresa tem a agilidade organizacional necessária para apoiar as pessoas que estão passando por mudanças, aumentar as taxas de sucesso dos projetos e expandir os negócios.