A importância da gestão de mudanças durante as implementações de ERP
As organizações investem milhões de dólares em sistemas de ERP,presumindo que o sucesso do projeto depende apenas da tecnologia. A pesquisa do estudo Unlocking ERP Implementations da Prosci conta outra história: os fatores humanos são seis vezes mais importantes do que os fatores técnicos para melhorar os benefícios do ERP. Essa constatação destaca a importância da gestão de mudanças durante essas implementações.
Os fatores humanos incluem investimento sustentado em treinamento, envolvimento das partes interessadas que promove a propriedade, abordagens estruturadas de gestão de mudanças, comunicação aprimorada e colaboração multifuncional. As organizações que investem em pessoas durante as implementações de ERP obtêm resultados substancialmente melhores do que aquelas que não o fazem.
A gestão de mudanças no ERP desempenha um papel fundamental para influenciar o fato de uma implementação de ERP proporcionar um valor duradouro ou não. Enquanto o lado técnico da implementação se concentra na configuração do sistema por meio da gestão de projetos, a gestão de mudanças se concentra na preparação das pessoas para adotar o novo ERP e adaptar suas formas de trabalho a ele. Ambos são necessários para que indivíduos, equipes e organizações passem do estado atual para o estado futuro desejado e usem os sistemas de ERP atualizados em seu trabalho diário.
Proposta de valor unificada da Prosci
Benefícios da implementação de um sistema ERP
As implementações bem-sucedidas de ERP exigem uma adesão substancial em toda a organização, mas os benefícios geralmente valem os obstáculos. As organizações que implementam sistemas de ERP com sucesso geralmente obtêm os seguintes benefícios:
- Dados centralizados e maior visibilidade - os sistemas ERP consolidam os dados em uma única fonte de verdade, aumentando a transparência e reduzindo a dependência de ferramentas isoladas e processos manuais.
- Automação e eficiência de processos - O software ERP pode padronizar e automatizar os principais processos, reduzindo o esforço manual, desde que o projeto do processo seja incorporado ao trabalho desde o início.
- Melhor tomada de decisões com análises - Com dados integrados e recursos de geração de relatórios, os sistemas ERP permitem que os líderes tomem decisões mais rápidas e bem informadas para apoiar o planejamento, a previsão e a gestão do desempenho.
- Melhorias na experiência do cliente - O sistema e os processos corretos de ERP podem ajudar as organizações a responder de forma mais rápida e consistente às necessidades dos clientes, melhorando a experiência geral do cliente.
- Redução dos custos operacionais - Com o tempo, as implementações de ERP podem reduzir os custos, eliminando sistemas redundantes, melhorando a utilização de recursos e reduzindo os erros resultantes do trabalho manual.
Apesar dos benefícios de uma implementação de ERP bem-sucedida, as organizações precisam estar cientes dos desafios que podem levar ao fracasso das implementações de ERP. Os colaboradores desenvolvem hábitos em relação aos sistemas que usam diariamente em várias funções de negócios. Mudar as ferramentas que moldam os hábitos e fluxos de trabalho diários pode ser particularmente desafiador quando os colaboradores resistem. A interconexão dos ERPs em nuvem e a resistência à mudança podem criar um ambiente que retarda o progresso.
Além disso, problemas de qualidade de dados podem minar a confiança do usuário no sistema, atrasando ainda mais o progresso e o sucesso da mudança. E quando o escopo e as expectativas do trabalho de implementação do ERP não são cuidadosamente gerenciados, podem ocorrer estouros de orçamento, transformando um investimento já significativo em um investimento ainda mais caro.
Fases de um plano de implementação de ERP
Um projeto de ERP se desenvolve em várias fases, cada uma delas projetada para alcançar resultados técnicos e pessoais específicos. Um plano de implementação de ERP estruturado ajuda as equipes a gerenciar as complexidades, reduzir os riscos e manter o ritmo durante uma jornada de implementação que geralmente é longa. O ciclo de vida da implementação do ERP geralmente segue seis fases:
Fase 1: Preparação
A fase inicial de uma implementação de ERP envolve a definição do escopo do projeto, a identificação das partes interessadas e a avaliação da prontidão da organização para a mudança. Também inclui a seleção do fornecedor e da solução de ERP corretos que se alinham com suas metas de negócios.
O estudo Unlocking ERP Implementations da Prosci revelou que mais de um quinto dos profissionais experientes recomendam alinhar a tecnologia com as necessidades da empresa desde o início. O alinhamento envolve a otimização do processo, o alinhamento estratégico e a personalização cuidadosa. Alinhar as metas do sistema ERP com o alinhamento da estratégia de negócios desde o início é fundamental para o sucesso ou o fracasso do trabalho.
Nessa fase, é fundamental obter o apoio dos principais patrocinadores e das principais partes interessadas. Envolver a liderança e garantir o comprometimento são essenciais para assegurar o apoio necessário à gestão de mudanças.
Fase 2: Planejamento
Durante a fase de planejamento, as equipes criam planos de projeto detalhados que incluem cronogramas, alocação de recursos e avaliações de risco. É importante ressaltar que a definição de critérios de sucesso e o estabelecimento de uma estrutura de governança são essenciais para monitorar e medir o progresso ao longo do caminho.
Os profissionais especializados do estudo Unlocking ERP Implementations da Prosci sugerem a adoção das seguintes etapas para criar uma base sólida para suas implementações durante essa fase:
- Planejar melhor para evitar problemas posteriores, incluindo a priorização de uma programação realista para reduzir a pressão injustificada sobre o cronograma
- Iniciar as atividades de implementação mais cedo para aproveitar o momento estratégico
- Aumentar os investimentos e o financiamento para alcançar o sucesso em vez de comprometer os esforços que inevitavelmente reduzem a realização de valor
- Suplementar os recursos internos com consultores externos e reservar um orçamento para o nível de especialização necessário
Fase 3: Execução
Durante a fase de execução, ocorrem o redesenho do processo, a migração de dados e a configuração. À medida que sua organização constrói o sistema ERP, as atividades de gestão de mudanças ajudam a traduzir o progresso técnico em mensagens significativas para a organização, reforçando o que está mudando e por quê. A comunicação e o envolvimento contínuos são essenciais para evitar o aumento da incerteza e da resistência.
O estudo Unlocking ERP Implementations da Prosci destacou a importância de abordagens abrangentes que conectam a gestão de mudanças ao treinamento, ao envolvimento das partes interessadas e à comunicação. Destacar os benefícios específicos do papel e como as mudanças futuras ajudam os colaboradores individuais a realizar melhor seu trabalho aumenta a relevância em relação às mensagens genéricas sobre a transformação da tecnologia.
Fase 4: Teste
Antes de entrar em operação, as organizações realizam testes rigorosos no sistema ERP para garantir que ele funcione conforme o esperado e atenda aos requisitos comerciais. Os testes validam que o software de ERP está funcionando conforme o esperado, mas também oferecem a oportunidade de envolver grupos de usuários de colaboradores.
O feedback dos colaboradores é essencial para identificar áreas de preocupação e fazer os ajustes necessários. De acordo com a pesquisa da Prosci, os mecanismos formais de feedback são essenciais para a melhoria contínua e a realização de valor. Isso inclui:
- Criar canais de feedback sistemáticos para ouvir um grupo representativo de vozes, não apenas as mais altas
- Obter feedback de várias partes interessadas que estão voluntariamente envolvidas na implementação do ERP, em vez de forçar o feedback
- Usar o feedback inicial para moldar o projeto e o feedback pós-implementação para impulsionar a otimização
Fase 5: Go-Live
A entrada em operação marca a transição dos sistemas legados para o novo sistema ERP. A fase de entrada em operação pode envolver uma implementação em fases ou uma abordagem de big-bang, dependendo da estratégia da organização e das metas iniciais do projeto.
A gestão de mudanças durante o go-live se concentra em reforçar a prontidão e proporcionar estabilidade. A comunicação clara e oportuna ajuda os colaboradores a entender o que esperar nos primeiros dias e semanas, onde encontrar ajuda e como os problemas serão resolvidos. Os líderes e patrocinadores desempenham um papel essencial, apoiando visivelmente o ERP, reforçando as prioridades e reconhecendo o esforço necessário para se adaptar aos novos processos.
Os programas de treinamento e os processos de suporte são fundamentais na entrada em operação. O treinamento na hora certa, a documentação acessível e os canais de suporte ágeis ajudam os usuários a ganhar confiança quando começam a trabalhar com o sistema.
Fase 6: Fase de revisão pós-implementação
Muitas organizações tratam o go-live como a linha de chegada de um projeto de implementação de ERP. No entanto, as descobertas do estudo Unlocking ERP Implementations da Prosci sugerem que essas organizações não entendem corretamente quando o valor do ERP se materializa. A entrada em operação é, sem dúvida, um marco significativo do projeto, mas certamente não é o fim do caminho.
Após a entrada em operação, o foco passa a ser a otimização. Essa fase envolve a avaliação do processo de implementação, a medição do sucesso em relação às métricas definidas e a identificação de áreas para aprimoramento. A coleta de feedback dos colaboradores é fundamental, pois os usuários começam a usar o sistema regularmente e identificam gargalos e oportunidades de melhoria do processo. Essas informações informam melhorias futuras e ajudam as organizações a sustentar a mudança a longo prazo.
Práticas recomendadas para implementações bem-sucedidas de ERP
As práticas recomendadas a seguir ajudam as organizações a reduzir os riscos, impulsionar a adoção e aumentar a probabilidade de o sistema ERP proporcionar valor a longo prazo.
Crie uma equipe de projeto forte
Uma equipe de implementação bem estruturada reúne líderes de negócios, especialistas no assunto, representantes das principais unidades de negócios e especialistas externos, incluindo consultores de gestão de mudanças ou especialistas internos. Funções e responsabilidades claras ajudam a equipe a passar de forma eficiente por cada fase da implementação, garantindo o alinhamento com as prioridades da empresa. Desde os níveis mais altos de liderança até os colaboradores da linha de frente, todo um sistema de pessoas dentro da organização deve estar envolvido no projeto e apoiar a transição.
Concentre-se na melhoria do processo, não apenas na tecnologia
Um projeto de ERP oferece uma oportunidade de repensar e melhorar a forma como o trabalho é realizado, em vez de simplesmente substituir o software legado e automatizar as ineficiências. O foco na otimização de processos enfatiza a simplificação dos fluxos de trabalho antes de configurar a tecnologia, em vez de forçar o software a se adequar a fluxos de trabalho imperfeitos. Os participantes do estudo Unlocking ERP Implementations da Prosci advertem contra a adoção de uma abordagem que prioriza a tecnologia, enfatizando que a reconfiguração após a entrada em operação custa substancialmente mais do que investir tempo em um projeto adequado e na evolução do processo desde o início.
Priorize a gestão de mudanças desde o início
Em nosso estudo Unlocking ERP Implementations, a maior categoria de recomendações para melhorar os benefícios do ERP foi Gestão de Pessoas e Mudanças, com 36%. O valor da priorização e do orçamento para a gestão de mudanças nas implementações de ERP não pode ser subestimado. Programas estruturados de gestão de mudanças impulsionam a realização de valor e garantem que as organizações abordem adequadamente o treinamento, o envolvimento das partes interessadas e a comunicação.
Mantenha as personalizações em um nível mínimo
O excesso de personalização aumenta a complexidade do projeto, o custo e os riscos do cronograma. Concentrar-se na funcionalidade padrão do ERP, sempre que possível, simplifica a implementação e facilita o treinamento inicial e a adoção pelos usuários. Isso não quer dizer que as organizações não devam aproveitar todo o potencial dos sistemas de ERP. Em vez disso, as organizações devem começar implementando a funcionalidade básica, sabendo que o trabalho não termina com a entrada em operação. Priorizar a melhoria contínua após a entrada em operação oferece à sua organização a oportunidade de adicionar personalizações no futuro.
Comunique-se continuamente com as partes interessadas
Quando as partes interessadas e os colaboradores não entendem as razões para a transformação do ERP, o ceticismo pode aumentar, retardando a adoção e corroendo o ímpeto. Uma abordagem estruturada de gestão de mudanças aumenta a conscientização por meio de comunicações direcionadas que descrevem claramente a visão, os benefícios e os objetivos. Mensagens transparentes que conectam os marcos técnicos aos principais resultados comerciais mantêm todos alinhados e investidos na implementação do ERP e na forma como ele apoia as metas organizacionais.
Use implementações em fases quando for vantajoso
Uma abordagem de implementação em fases pode ajudar as organizações a reduzir as interrupções, distribuindo as mudanças ao longo do tempo e oferecendo suporte suficiente para cada fase. Em vez de introduzir todas as funcionalidades de uma só vez, as implementações em fases permitem que as organizações se concentrem em processos específicos, aprendam com a experiência e ajustem os planos de acordo. Essa abordagem pode ser particularmente benéfica em grandes organizações com especialistas em mudanças e restrições de tempo limitados.
Investir em suporte contínuo
Há um equívoco comum de que o go-live é a linha de chegada de uma implementação de ERP. Mas nossa pesquisa sugere que, embora o go-live seja um marco técnico fundamental, ele não é o fim do trabalho e deve ser visto como a linha de partida. O suporte contínuo, incluindo canais de feedback sistemáticos, impulsiona a otimização contínua, reconhecendo que a realização do valor vai além da implementação técnica. Isso ajuda as organizações a resolver as lacunas de uso, refinar os processos e garantir que os recursos do sistema ERP cresçam com o tempo, em vez de parar na entrada em operação.
Exemplo de implementação de ERP
Quando uma empresa internacional de entretenimento contratou a Prosci, ela estava lidando com uma implementação complexa e plurianual de ERP, depois que iniciativas anteriores de mudança em grande escala não deram certo. A organização havia crescido de 500 para 1.200 colaboradores em um curto espaço de tempo, e a escala e a complexidade da mudança exigiam uma abordagem estruturada do lado das pessoas.
A Prosci forneceu consultoria em gestão de mudanças, treinamento baseado em papéis e uma Licença de Gestão de Mudanças Organizacionais - integrando a gestão de mudanças à gestão de projetos desde o início e desenvolvendo a capacidade de mudança em toda a organização durante todo o ciclo de vida da implementação.
O resultado: uma melhoria de 86% no sucesso do projeto e 1.200 novos defensores da mudança em toda a empresa.
Leia a história completa de sucesso da International Entertainment Company.
Avaliação do sucesso da implementação do ERP
Para avaliar o sucesso de uma implementação de ERP, é necessário ir além da implantação técnica e analisar se o sistema está proporcionando um valor comercial significativo e resultados para as pessoas. Essas métricas são essenciais para entender como o software de ERP está afetando a sua organização:
- Taxa de adoção do usuário - Quantos colaboradores usam ativamente o sistema ERP ? Altas taxas de adoção do ERP indicam que os usuários estão integrando o novo sistema em seus fluxos de trabalho diários, o que é crucial para a obtenção de seus benefícios.
- Retorno sobre o investimento (ROI) - Um ROI positivo confirma que o ERP está proporcionando valor e benefícios operacionais, justificando idealmente os investimentos financeiros. O ROI geralmente inclui economia de custos, ganhos de produtividade e melhoria na tomada de decisões.
- Eficiência do processo - Avaliar se os principais fluxos de trabalho estão mais rápidos, mais consistentes e simplificados é fundamental para garantir que o sistema ERP não automatize apenas processos ineficientes.
- Taxas de erro e tempo de resolução de problemas - taxas de erro decrescentes e tempos de resolução mais rápidos geralmente indicam confiança, confiabilidade e maturidade crescentes no uso do sistema ERP.
- Satisfação e envolvimento dos colaboradores - O feedback dos colaboradores ajuda as organizações a avaliar como as pessoas se sentem em relação ao impacto do sistema ERP em seu trabalho. Altos níveis de satisfação dos colaboradores estão correlacionados com uma maior adoção e utilização do sistema, o que, em última análise, leva a um melhor desempenho organizacional e a benefícios visíveis para os colaboradores.
Perguntas frequentes sobre a implementação do ERP
O que é o processo de implementação do ERP?
O processo de implementação de ERP inclui a seleção, a configuração, o teste e a implantação de um novo sistema ERP em uma organização. Uma implementação de ERP se desenvolve em várias fases, incluindo preparação, planejamento, execução, testes, entrada em operação e revisão e melhorias pós-implementação. O processo de implementação de ERP é extenso e, em última análise, leva as organizações de seu estado atual para o estado futuro desejado, com o novo sistema implantado e os colaboradores adotando-o com sucesso.
Quanto tempo deve levar uma implementação de ERP?
A duração de uma implementação de ERP varia de acordo com o tamanho, o escopo e a complexidade da organização. Em geral, as implementações de ERP duram vários anos. Embora não haja respostas certas ou erradas com relação ao tempo de implementação, é fundamental fazer um planejamento realista. Uma pressão desnecessária sobre o cronograma pode aparentemente acelerar a entrega, mas na verdade pode atrasar a realização do valor e afetar negativamente a adoção. O planejamento conservador é necessário para a entrega de sistemas funcionais e mudanças de comportamento.
Quanto custa uma implementação de ERP?
O custo total de uma implementação de ERP varia de acordo com o tamanho da organização, o escopo, a complexidade e, o mais importante, os recursos adequados, geralmente chegando à casa dos milhões quando o projeto é concluído. A maioria das implementações de ERP concentra a maior parte do orçamento e dos recursos em atividades técnicas, incluindo configuração do sistema, migração de dados, desenvolvimento de integração e testes técnicos. No entanto, seu orçamento deve cobrir não apenas o custo do software, mas também o custo de preparar as pessoas e sua organização para usá-lo. Além da tecnologia, os custos iniciais da implementação do ERP devem incluir a documentação do processo, os recursos internos e a experiência em gestão de mudanças.
Quando uma implementação de ERP é concluída?
Tradicionalmente, as organizações consideram as implementações de ERP concluídas no go-live. No entanto, as organizações que tratam o go-live como a linha de chegada não entendem quando o valor do ERP se materializa. Uma implementação de ERP não é concluída com a entrada em operação; ao contrário, esse é um dos muitos marcos a serem alcançados. O compromisso com a melhoria contínua e o feedback permanente podem sugerir que uma implementação de ERP nunca está totalmente concluída, mas sempre é um trabalho em andamento com muitos marcos comemorativos ao longo do caminho.
Conduza uma implementação de ERP bem-sucedida com a Prosci
O retorno obtido com a implementação do ERP depende muito da sua capacidade de navegar com sucesso pelas mudanças. De acordo com o Unlocking ERP Implementations da Prosci, os fatores humanos são seis vezes mais importantes do que os fatores técnicos para melhorar os benefícios do ERP, destacando a importância da gestão de mudanças durante essas implementações.
Não se contente com uma implementação de ERP que simplesmente é implantada. Na Prosci, temos o conhecimento, a experiência e as soluções abrangentes para garantir que sua implementação de ERP seja bem-sucedida e ofereça os benefícios que sua organização merece. Entre em contato conosco para começar.
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