Gestão de mudanças para profissionais de recursos humanos

Um processo de gestão de mudanças contínuo e eficiente é a solução ideal para todas as organizações. Mas nem sempre é fácil. A boa notícia é que o alinhamento do RH com os processos de gestão de mudanças ajuda a superar muitos desafios comuns.

A resistência à mudança, a falha na comunicação e o desalinhamento cultural são apenas alguns exemplos de fatores que podem influenciar o sucesso de seus esforços de gestão de mudanças. Porém, quando as equipes de RH se envolvem ativamente no processo de gestão de mudanças por meio de uma abordagem estruturada, elas podem orientar os indivíduos durante a mudança, superar obstáculos e oferecer suporte durante a mudança. A gestão de mudanças do RH também pode aumentar a adesão dos colaboradores e ajudar os líderes executivos a navegar e gerenciar o processo de mudança.

Veja a seguir como alinhar o RH em seus processos de gestão de mudanças e como fazê-lo de forma eficaz.

O que é gestão de mudanças de RH?

A gestão de mudanças é o processo de navegação e adaptação a novas formas de trabalho. O RH apoia o lado humano dessas mudanças, garantindo que as pessoas se sintam apoiadas, preparadas e capazes de incorporar as mudanças.

Durante o processo de gestão de mudanças, as equipes de RH podem:

• Avaliar a prontidão para a mudança, verificando se as pessoas têm as habilidades, a capacidade e a disposição para se adaptar à mudança. Se houver lacunas nessas áreas, elas descobrirão a melhor forma de preenchê-las.
• Fornecer comunicação sobre as mudanças para garantir que todos entendam quais mudanças estão ocorrendo, por que estão acontecendo e como elas afetarão seu trabalho diário.
• Oferecer treinamento sobre mudanças e processos relevantes. Por exemplo, se você estiver lançando um novo sistema de RH em sua organização, um profissional de RH organizaria sessões de treinamento sobre como ele funciona, como enviar solicitações de férias, onde encontrar suas informações pessoais etc.
• Acompanhar o impacto da mudança para acompanhar o progresso, medir o sucesso e identificar áreas de melhoria. Se as coisas não estiverem ocorrendo conforme o planejado, eles podem intervir para voltar ao caminho certo.
• Gerenciar a resistência para ajudar os colaboradores a superar os obstáculos, mostrar o valor da mudança e aumentar a adesão das partes interessadas. Essa é uma parte crucial do papel do RH na gestão de mudanças. Só é possível lançar uma mudança bem-sucedida se todos estiverem a bordo, e é isso que as equipes de RH tentam alcançar.

Durante uma mudança organizacional, o RH é seu sistema de apoio e guia em um só.

Por que a gestão de mudanças é importante na gestão de recursos humanos?

Vamos examinar por que a gestão de mudanças é um aspecto importante na gestão de recursos humanos.

• Orientar os gerentes durante o processo. As equipes de RH podem oferecer apoio e orientação valiosos aos líderes de pessoas que frequentemente gerenciam mudanças ou implementam novos processos. Elas fornecem conhecimento, ferramentas e habilidades para gerenciar a mudança com sucesso e podem informar os gerentes sobre áreas de resistência comuns e como superá-las.
• Criar uma transição tranquila. Uma mudança mal gerenciada pode atrapalhar as atividades cotidianas de uma empresa. A implementação de um novo CRM, por exemplo, pode interromper as operações comerciais e causar atrasos ou perda de prazos. No entanto, com um processo eficaz de gestão de mudanças, os profissionais de RH minimizam as interrupções e garantem que as funções de negócios sejam executadas sem problemas.
• Aumentar a adesão e o comprometimento dos colaboradores. A adesão e o comprometimento dos colaboradores são vitais para a gestão eficaz de mudanças, especialmente para empresas com várias equipes e departamentos. Você precisa da participação de todas as pessoas para implementar as mudanças de forma eficaz. Com o envolvimento do RH, você pode fazer com que os colaboradores adotem as mudanças para melhor. Com o tempo, isso incentiva-os a se abrirem para a mudança, tornando todo o processo mais acessível para a organização.

O envolvimento do RH na gestão de mudanças é essencial, pois ajuda a garantir transições tranquilas e um forte envolvimento dos colaboradores. Com o uso de ferramentas e estratégias eficazes, o RH pode conduzir a mudança com eficiência, alinhando-a às metas organizacionais para obter resultados bem-sucedidos.

Desafios comuns na gestão de mudanças do RH

Os obstáculos comuns podem tornar a gestão de mudanças um desafio para os profissionais de RH:

Perder os estágios iniciais do processo

A pesquisa da Prosci mostra que a gestão de mudanças, quando não é introduzida no início de um projeto, geralmente recai sobre o departamento de RH. Os gerentes de projeto, líderes de equipe e executivos geralmente se esquecem do lado humano da mudança. Assim, o departamento de RH se torna o único defensor do gestão de pessoas durante o processo de mudança. O RH geralmente é convidado a participar do projeto tardiamente, no meio ou no final, para criar magicamente a paz a partir do caos.

Falta de apoio da liderança

Os profissionais de RH podem ter dificuldades para apoiar o processo de gestão de mudanças sem o apoio da liderança. Isso cria uma visão pouco clara da mudança, tornando difícil para os profissionais de RH entenderem e transmitirem os objetivos da mudança para o restante da organização.

Problemas de comunicação

A falta de comunicação clara - um problema comum em empresas em crescimento - pode levar a mal-entendidos na equipe.

O RH geralmente precisa ser o mediador entre as equipes de gestão de mudanças e os colaboradores da empresa, portanto, esses problemas de comunicação podem prejudicar sua capacidade de realizar seu trabalho. Isso pode afetar a experiência e o moral dos colaboradores, dificultando a adesão e o comprometimento deles.

Resistência cultural

Os profissionais de RH lidam diretamente com as pessoas, o que significa que muitas vezes entram em contato com a resistência às mudanças culturais - principalmente dos colaboradores que se sentem confortáveis com a cultura existente. Esse desafio comum pode surgir rapidamente à medida que uma empresa ou organização cresce, pois as equipes geralmente não se preparam para o que está por vir.

Os profissionais de RH trabalharão com esses indivíduos para mostrar o valor da mudança cultural e como ela beneficiará cada pessoa em longo prazo, mesmo que pareça assustador.

Gestão de expectativas

Os profissionais de RH geralmente gerenciam as expectativas dos colaboradores e da liderança durante as iniciativas de mudança. Isso pode ser desafiador por vários motivos, incluindo mudanças de escopo, desejos de pessoas diferentes etc.

É fácil ver por que a comunicação é tão importante durante o processo de gestão de mudanças. A boa notícia é que você pode garantir que suas equipes de RH estejam envolvidas no processo de gestão de mudanças desde o início com o suporte certo.

A Prosci dá suporte às equipes de RH e a todos os clientes corporativos com abordagens e ferramentas projetadas para apoiar todo o processo de gestão de mudanças. Nós os ajudamos a envolver as pessoas certas, no momento certo, com as informações certas, para que eles gerenciem o lado pessoal da mudança com sucesso.

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Correlação entre excelente gestão de mudanças e resultados

Fonte: Centro de Pesquisas Prosci

A pesquisa da Prosci mostra que a aplicação de um gestão eficaz de mudanças leva a mudanças mais bem-sucedidas.

Como o RH pode facilitar a mudança?

Leia estas dicas para ver como as equipes de RH podem facilitar efetivamente a mudança.

Incentive o envolvimento precoce

O envolvimento antecipado facilita todo o processo de gestão de mudanças para o RH e o restante da organização, pois permite o acesso às seguintes informações:

• O que é a mudança?
• Por que ela é necessária
• Como ela melhora o negócio ou a organização
• Como ela afeta os diferentes departamentos e seus colaboradores

Com essas informações no início do processo, as equipes de RH podem se preparar de forma eficaz para gerenciar as pessoas durante a mudança. Dar ao RH um lugar na mesa no início de qualquer discussão sobre gestão de mudanças cria a oportunidade de obter seu feedback, envolvê-lo no processo e permitir que ele implemente medidas para uma transição tranquila.

Crie uma rede de gestão de mudanças

Estabelecer uma rede de mudanças com profissionais de RH, líderes de equipe de vários departamentos e executivos de alto escalão é essencial para planejar e executar mudanças de forma eficaz. Considere líderes de equipe de diferentes departamentos para criar uma rede eficaz de gestão de mudanças. Todos devem entender bem a cultura da organização e ter um histórico comprovado de colaboração eficaz.

Com essa rede colaborativa em funcionamento, sua empresa estará muito mais bem preparada para incorporar mudanças. Além disso, você terá acesso a diferentes pontos de vista e áreas de especialização para garantir que as mudanças sejam adequadas para toda a organização.

Tenha um plano de gestão de mudanças de RH em vigor

Uma vez que o RH esteja presente em um projeto - seja no início, no meio ou no final - ele deve saber como iniciar e gerenciar o lado pessoal da mudança. É nesse ponto que a criação de um plano de gestão de mudanças de RH pode ajudar.

Aqui estão algumas etapas comuns que você pode querer incluir em um plano de gestão de mudanças de RH:

• Avaliar a mudança futura para entender o que acontecerá e por que ela é necessária.
• Identificar as principais partes interessadas para saber quem está envolvido na mudança, sua função e como apoiá-las.
• Identifique os possíveis desafios para se preparar para os obstáculos e apoiar os membros da equipe durante os bloqueios.
• Delineie os resultados desejados para definir claramente suas metas e reconhecer quando elas forem alcançadas.
• Crie um plano de comunicação para informar os membros da equipe sobre a mudança, seu cronograma e sua importância.
• Desenvolva um plano de treinamento para garantir que todos estejam prontos para a mudança.
• Implemente um Plano de Patrocínio para envolver os principais líderes no apoio ativo e na comunicação da mudança.
• Estabeleça um Plano de Gestão de Pessoas para envolver os gerentes na orientação de suas equipes, atuando como comunicadores, contatos e treinadores durante o processo de mudança.

Um plano eficaz de gestão de mudanças de RH mantém sua equipe no caminho certo durante as mudanças no local de trabalho. Dessa forma, sua equipe pode se adaptar rapidamente, mantendo a empresa em movimento sem perder o ritmo.

Use a metodologia Prosci

A Metodologia Prosci é uma estrutura para a gestão de mudanças. Ela ajuda as organizações a colocar as pessoas no centro da mudança, assegurando que todos possam adotar e aceitar as mudanças em seu trabalho.

Aqui está uma visão geral das três estruturas que compõem a metodologia:

Vamos examinar cada estrutura em mais detalhes:

• Modelo Prosci Change Triangle (PCT). Um modelo para estabelecer e conectar os aspectos mais importantes de qualquer esforço de mudança bem-sucedido, que destaca onde a gestão de mudanças se encaixa no panorama geral, dividindo-o em quatro aspectos críticos da mudança: sucesso, liderança/patrocínio, gestão de projetos e gestão de mudanças.
• Modelo ADKAR da Prosci. ADKAR é um acrônimo para Awareness (Consciência), Desire (Desejo), Knowledge (Conhecimento), Ability (Habilidade) e Reinforcement (Reforço). É um modelo para orientar os indivíduos por meio das experiências necessárias para fazer mudanças.
• Prosci 3-Phase Process (Processo de três fases da Prosci). Uma estrutura estruturada, porém flexível, para promover mudanças em nível organizacional. Funciona em três fases - Fase 1 - Preparar a abordagem, Fase 2 - Gerenciar a mudança e Fase 3 - Sustentar os resultados - para implementar a mudança com sucesso.

Ao facilitar a mudança, você pode pensar na Metodologia Prosci como uma lista de verificação detalhada para as equipes de RH. Elas podem trabalhar com a estrutura para oferecer o melhor suporte aos indivíduos que estão fazendo a transição de um estado atual para um estado futuro.

Entre em contato conosco para obter mais informações sobre esses componentes ou para obter mais suporte para suas soluções de gestão de mudanças.

Crie compromisso e suporte para a gestão de mudanças

Conforme mencionado, uma das principais funções do RH na gestão de mudanças é aumentar a adesão e o comprometimento dos colaboradores. Ao fazer isso, a mudança se torna mais fácil, mais eficiente e mais eficaz a longo prazo.

Aqui estão duas maneiras essenciais pelas quais as equipes de RH devem criar apoio para a gestão de mudanças:

Demonstrar benefícios claros e WIIFM

A maneira mais eficaz de conseguir "um lugar à mesa" no início de qualquer projeto exige que você demonstre o WIIFM (ou "O que eu ganho com isso?") para as pessoas. Para isso, você precisa articular como a mudança beneficiará os indivíduos e ajudá-los a superar as barreiras à mudança que levam a comportamentos de resistência.

Por exemplo, ajude os colaboradores a entender como a mudança melhorará sua vida profissional, a segurança no emprego, as oportunidades de carreira ou a satisfação no trabalho.

Adapte qualquer comunicação

Personalize a comunicação para abordar as preocupações, necessidades e interesses específicos de diferentes grupos de partes interessadas. Ao abordar as preocupações individuais, você ajuda as equipes a entender melhor a mudança e por que ela é necessária, o que, por sua vez, cria um ambiente de apoio.

Por exemplo, se um gerente de projeto estiver preocupado com a possibilidade de as novas mudanças prejudicarem a produtividade, você pode falar diretamente com ele. Ou, se as equipes de vendas estiverem preocupadas com o impacto sobre os leads, você pode abordar esse assunto.

Proporcionar aprendizado e desenvolvimento organizacional

O aprendizado e o desenvolvimento organizacional podem ajudar as empresas durante a gestão de mudanças, tornando-as mais resilientes e adaptáveis. Quando as metas estão constantemente mudando e se intensificando - como acontece na maioria das empresas -, essas habilidades são essenciais para o sucesso.

Aqui estão algumas maneiras de incorporar o aprendizado e o desenvolvimento para facilitar a mudança:

Faça um treinamento em gestão de mudanças

Certifique-se de que você e todas as pessoas relevantes tenham as habilidades e a compreensão necessárias para gerenciar a mudança com sucesso. Você pode investir em treinamento, como os programas de treinamento baseados em funções da Prosci, para preparar e equipar os gerentes de pessoal, os colaboradores da linha de frente e os patrocinadores para que cumpram suas funções específicas.

"Nossa fábrica está trabalhando no gestão de um projeto de 'mudança cultural'. Investimos milhares de horas planejando e desenvolvendo a estratégia. Se tivéssemos tido a oportunidade de participar do 'treinamento em gestão de mudanças' da Prosci e de usar as ferramentas nele fornecidas antes de iniciar esse projeto, poderíamos ter reduzido o tempo e o dinheiro gastos em pelo menos 50%."

-Jose Gonzales, LEAR, Diretor de Recursos Humanos

Identificar as necessidades de aprendizado

Realize uma avaliação das necessidades para entender as lacunas de habilidades em sua força de trabalho e ofereça o treinamento necessário para preencher essas lacunas. Isso pode envolver o lançamento de pesquisas on-line, a realização de avaliações de desempenho ou a coleta de feedback dos colaboradores para identificar onde há falta de habilidades.

Incorporar mentoria, coaching e aprendizado entre colegas

Incentive o compartilhamento de conhecimentos e habilidades entre os colaboradores por meio de aprendizagem entre colegas, comunidades de prática e plataformas de compartilhamento de conhecimento.

Por exemplo, você pode começar juntando colaboradores experientes com aqueles que buscam aprimorar suas habilidades. Isso promove uma cultura de aprendizado contínuo e constrói relacionamentos entre os colaboradores, o que pode melhorar a colaboração durante a gestão de mudanças.

Para aplicar essas dicas, considere as próximas etapas:

• Identifique treinamentos específicos - Equipe sua equipe com ferramentas, conhecimentos e habilidades de gestão de mudanças com treinamentos direcionados, como os programas de treinamento baseados em funções da Prosci ou cursos de eLearning.
• Avalie as habilidades necessárias - Use avaliações para descobrir onde sua equipe pode melhorar e crescer.
• Crie um sistema de troca de conhecimento - Crie oportunidades em que os membros da equipe possam aprender com as experiências uns dos outros em uma cadência regular, como, por exemplo, integrando-as às reuniões existentes.

Prepare-se para a mudança com a Prosci

Os profissionais de RH desempenham um papel crucial na gestão de mudanças. Ao apoiar as pessoas durante todo o processo, abordando suas preocupações e proporcionando transparência, eles ajudam a garantir que todos entendam as razões por trás da mudança e como ter sucesso durante as mudanças. E sua organização se beneficia com mais comprometimento e alinhamento entre as equipes, maior moral e melhores resultados das iniciativas de mudança.